Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату

Начальник відділу –Хомін В.М., тел.: (0241 ) 2-21-86

Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату (далі – відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Закарпатської області, підзвітний і підконтрольний директору архіву.

Відділ організовує та забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію і раціональне розміщення в архівосховищах документів НАФ, переданих до державного архіву органами державної влади, підприємствами, установами, документів особового походження, страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, облікових документів Держархіву та архівних довідників. Забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і режимів зберігання документів, контролює порядок експлуатації приміщень і обладнання в архівосховищах.

Визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, здійснює розшук невиявлених справ.

Проводить роботу щодо визначення фізичного стану документів.

Веде облік документів, що потребують дезинфекції, дезинсекції, реставрації, оправлення і підшивки, відновлення згасаючих текстів, картонування, систематизації і нумерації аркушів та інших робіт, які забезпечують збереження документів, створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів, надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані, проводить виявлення, взяття на облік і забезпечення збереженості унікальних документальних пам’яток та особливо цінних документів.

Відділ здійснює контроль за наявністю і технічним станом страхового фонду, створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в Держархіві, забезпечує дотримання правил видачі документів із сховищ і своєчасність їх повернення у сховища, надає методичну допомогу власникам архівних документів в організації їх належного обліку, забезпечує збереженість документів під час надзвичайних ситуацій природного і техногенного характеру.

Відділ здійснює контроль за станом збереженості документів в інших архівних установах області, надає методичну допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів НАФ, у покращенні умов зберігання документів, реєстрації та створенні фонду користування, бере участь у нарадах, семінарах, конференціях з профільних відділу питань, готує матеріали для розгляду на засіданнях колегії архіву, виконує інші функції, що випливають із покладених на відділ завдань.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *